Glossary
Es una figura procesal que cuando opera, imposibilita a la Administración para intentar la Acción. La Acción Fiscal caduca si transcurridos cinco años desde la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio público, no se ha proferido Auto de Apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal (Ley 610 de 2000).
Actividad programada para formar y generar capacidades a los miembros de las instancias de participación ciudadana de las diferentes comunas y corregimientos del Municipio y/o integrantes de los sujetos o puntos de Control Fiscal, en aspectos relacionados con el control fiscal y control social, con el fin de contribuir a fortalecer su ejercicio de intervención en el proceso de control de la gestión municipal.
Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.
De conformidad con el Art. 111 de la Ley 1474 de 2011, en el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal ordinario y verbal únicamente procederá la terminación anticipada de la acción cuando se acredite el pago del valor del detrimento patrimonial que está siendo investigado o por el cual se ha formulado imputación o cuando se haya hecho el reintegro de los bienes objeto de la pérdida investigada o imputada, lo anterior sin perjuicio de la aplicación del principio de oportunidad.
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad productora.
Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Orden y facultad que una autoridad da por escrito a otra para que realice alguna diligencia o practique alguna prueba.
Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Son una instancia autónoma de participación ciudadana que tiene como propósito ejercer el control ciudadano sobre los proyectos de alto impacto y por grupos de interés en la inversión del estado a través de las entidades públicas o privadas que las ejecuten.
Comités técnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.
Competencia de la Contraloría General de la República para ejercer control sobre los recursos que provienen de los ingresos de la Nación, sin que se pueda predicar por esto exclusión o indebida intromisión del nivel nacional en la administración territorial. Es decir, se ejerce control sobre los recursos de salud, educación y regalías; control que se ejerce de manera conjunta con las Contralorías Territoriales.
Es la que ejerce la Contraloría General de la República sobre los ingresos provenientes de la Nación como salud, educación y regalías, ya que en tanto es órgano superior del control fiscal del Estado, no requiere ninguna clase de autorización, ni solicitud, porque se trata de intereses de carácter nacional.
Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
Discreción y reserva que el Auditor Gubernamental debe guardar sobre un hallazgo o evento concreto detectado durante el Proceso de Auditoría, que cause impacto tanto en el interior de la Entidad, como en su entorno. Estricta reserva con respecto al proceso y los resultados de la auditoría, no revelar los hechos, datos y situaciones que sean de conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional. Sólo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la dirección y la ejecución del trabajo de auditoría.
Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
Persona que ejerce la autoridad máxima para el ejercicio del Control Fiscal en Colombia. Es elegido por el Congreso de la República en pleno, durante el primer mes de sesiones, para un periodo igual al del Presidente de la República, de terna integrada por candidatos presentados por la Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado. No podrá ser reelegido para el periodo inmediatamente siguiente ni continuar en el ejercicio de sus funciones al vencimiento del mismo.
Autoridad competente para ejercer Control Fiscal sobre la Administración y los particulares que manejen bienes y los fondos de la Nación. La Contraloría General de la República es la máxima autoridad del Sistema de Control Fiscal.
Facultad que tiene la Contraloría General de la República para ejercer control posterior sobre las cuentas de cualquier Entidad Territorial, sin perjuicio del control que les corresponde a las Contralorías Departamentales y Municipales, a solicitud del Gobierno Departamental, Distrital o Municipal, de cualquier comisión permanente del Congreso de la República o de la mitad más uno de los miembros de las Corporaciones Públicas Territoriales, y también a solicitud de la ciudadanía, a través de los mecanismos de participación que establece la Ley.
Función pública autónoma que ejercen los órganos instituidos en la Constitución con ese preciso objetivo. Dicho control se extiende a las actividades, las operaciones, los resultados y demás acciones relacionadas con el manejo de fondos o bienes del Estado, que llevan a cabo sujetos públicos y particulares, y su objeto es el de verificar, mediante la aplicación de sistemas de control financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, de revisión de cuentas y evaluación del control interno que las mismas se ajusten a los dictados y los objetivos previstos en la Constitución y en la ley. Con fundamento en sus investigaciones, los Contralores pueden imponer sanciones, iniciar y concluir Procesos de Responsabilidad Fiscal, hacer amonestaciones y exigir acciones tendientes a subsanar las deficiencias observadas.
Función pública autónoma que ejercen los órganos instituidos en la Constitución con ese preciso objetivo. Dicho control se extiende a las actividades, las operaciones, los resultados y demás acciones relacionadas con el manejo de fondos o bienes del Estado, que llevan a cabo sujetos públicos y particulares, y su objeto es el de verificar, mediante la aplicación de sistemas de control financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, de revisión de cuentas y evaluación del control interno que las mismas se ajusten a los dictados y los objetivos previstos en la Constitución y en la ley. Con fundamento en sus investigaciones, los Contralores pueden imponer sanciones, iniciar y concluir Procesos de Responsabilidad Fiscal, hacer amonestaciones y exigir acciones tendientes a subsanar las deficiencias observadas.
Vigilancia de la Gestión Fiscal de cada una de las Entidades que conforman la estructura administrativa del Estado y de las personas privadas que manejen fondos o bienes del Estado.
Se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos.
Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.