Glossary

Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Se presenta cuando, después de archivada la indagación preliminar o el proceso de responsabilidad fiscal, aparecieren o se allegaren nuevas pruebas que acrediten la existencia del daño patrimonial al Estado o la responsabilidad del Gestor Fiscal o se demuestre que la decisión se basó en prueba.

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Se materializa en el principio de la doble instancia y procede generalmente contra los Autos Interlocutorios y las Sentencias, para reformarlas o anularlas. Recurso mediante el cual el ejecutado lleva el proceso ante el superior jerárquico.

Se interpone contra las providencias dictadas por el mismo Servidor Público para que proceda a revocar o reformarla.

Actuaciones procesales a través de las cuales se faculta a los sujetos procesales, para que ejerzan los derechos de contradicción o impugnación frente a las decisiones, con la finalidad de que las mismas sean revisadas, total o parcialmente, por el mismo funcionario que las profirió o por uno de superior jerarquía.

e todo Servidor Público o persona de responder e informar sobre la administración, el manejo y el rendimiento de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.

Se refiere a que las actuaciones adelantadas durante la Indagación Preliminar y el Proceso de Responsabilidad Fiscal son reservadas, ningún Servidor Público podrá suministrar información, ni expedir copias de piezas procesales, salvo que las solicite autoridad competente para conocer asuntos judiciales, disciplinarios o administrativos.El incumplimiento de esta obligación constituye falta disciplinaria, la cual será sancionada por la autoridad competente. Los Sujetos Procesales tendrán derecho a obtener copia de la actuación para su uso exclusivo y el ejercicio de sus derechos, con la obligación de guardar reserva sin necesidad de diligencia especial.

Declaración jurídica que precisa con certeza que un Servidor Público o particular debe cargar con las consecuencias que se derivan de sus actuaciones irregulares en la Gestión Fiscal, obligándolo a reparar el daño causado al erario, por su conducta dolosa o gravemente culposa, debiéndose pagar una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la Entidad Estatal.

Personas naturales o jurídicas que como consecuencia de una actuación administrativa adelantada por las Contralorías, deben resarcir al Estado el daño ocasionado por su ineficiente Gestión Fiscal. Pueden ser:

• A. Servidores Públicos que ejercen Gestión Fiscal (Ej: Quienes ostentan la calidad de ordenadores del gasto y que tienen a su cargo fondos y bienes del Estado).
• B. Particulares que manejen fondos o bienes del Estado: • Personas naturales: Ej: Miembros de la Junta Directiva de las Cámaras de Comercio. • Personas jurídicas: Ej: Banco que realiza un manejo irregular del recaudo de los tributos.

Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un periodo determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. La revisión de cuentas se surte a través del proceso auditor.